ANALISIS SISTEM

BAB 4

ANALISA SISTEM

A. Definisi Analisa Sistem

Analisis sistem adalah penguraian suatu sistem secara menyeluruh menjadi bagian-bagian komponennya dengan tujuan untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi masalah, peluang, hambatan yang muncul, dan kebutuhan yang diantisipasi, serta mampu memberikan saran perbaikan.

B. Tahapan analisis sistem meliputi

Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem :

1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah

2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada

3. Analyze, yaitu menganalisis sistem

4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

1. Identifikasi Masalah (Identify)

Tahap ini bertujuan untuk mengidentifikasi masalah yang terjadi pada sistem. Pada fase ini, analis sistem mencari tahu apa masalahnya pada sistem yang dianalisis. Untuk mengidentifikasi masalah ini, kumpulkan data dan informasi terkait sistem yang dianalisis. Data dan informasi tersebut kemudian dianalisis untuk mendeteksi permasalahan yang terjadi di dalam sistem.

Tugas-tugas yuang harus dilakukannya adalah sebagai berikut ini :

a. Mengidentifikasi Penyebab Masalah

b. Mengidentifikasi Titik Keputusan

c. Mengidentifikasi Personil-Personil Kunci

a. Mengidentifikasi penyebab masalah

Tugas mengidentifikasi penyebab masalah dapat dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek-subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen atas yang telah ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan sistem. Sebagai misalnya, masalah yang terjadi adalah “biaya persediaan meningkat dari tahun ke tahun”. Mengapa biaya persediaan meningkat ? mengapa jalannya mobil tersendat- sendat ? jawabannya adalah disebabkan oleh pembakaran yang tidak sempurna. Demikian juga harus dicari jawaban mengapa biaya persediaan meningkat. Dari subyek masalah ini, maka dapat diidentifikasi penyebab terjadinya masalah biaya persediaan yang meningkat ini adalah karena :

· Persediaan Di Gudang Telalu Banyak (Over Stock) Dan

· Pembelian Barang Tidak Ekonomis.

b. Mengidentifikasi Titik Keputusan

Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya juga harus diidentifikasi titik keputusan penyebab masalah tersebut. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi. Dengan demikian juga dengan analis sistem bila telah dapat mengidentifikasi terlebih dahulu titik-titik keputusan penyebab masalah , maka dapat memulai penelitiannya di titik-titik keputusan tersebut.

Sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan ini, dapat digunakan dokumen sistem bagan alir formulir (paperwork flowchart atau form flowchart) bila dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan. Contoh bagan alir formulir untuk prosedur penjualan adalah sebagai berikut :

Penjelasan dari titik-titik keputusan adalah antara lain sebagai berikut :

1. Penyebab masalah adalah pelayanan yang kurang baik kepada langganan. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah :

a. “Penanganan order langganan” di bagian order penjualan. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila waktu penanganan order penjualan lama. Penanganan order penjualan merupakan proses pertama kali menerima order dari langganan.

b. “Proses pembuatan order penjualan” di bagian order penjualan.Titik keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses pembuatan order penjualan juga lama. Proses pembuatan order penjualan adalah proses membuat dokumen tertulis dari order langganan yang telah diterima dengan tembusan-tembusannya berupa :

· tembusan untuk membuat faktur

· tembusan untuk catatan akuntasi (journal/register copy)

· tembusan untuk meminta barang dari gudang (stock request copy)

· tembusan untuk membuat slip pengepakan (packing slip) dan laporan pengiriman (shipping notice)

· tembusan otorisasi kredit (credit copy)

· tembusan pemberitahuan kepada langganan bahwa order telah diterima (acknowledgement copy atau advice copy)

c. “Proses evaluasi kredit” di bagian kredit. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses evaluasi kredit lama dan berbelit-belit.

d. “Proses pengambilan barang” di bagian gudang. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses pengambilan barang lama.

e. “Proses pembuatan dokumen pengiriman” (packing slip) dan laporan pengiriman (shipping notice) di bagian pengiriman. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses pembuatan dokumen dan laporan pengiriman lama. Proses pengirimannya sendiri juga harus cepat sampai barang diterima oleh langganan, tetapi proses ini tidak termasuk dalam ruang-lingkup sistem pengendalian penjualan dan pemasaran (masuk dalam sistem distribusi).

f. “Proses membuat faktur” di bagian billing. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses membuat faktur lama.

2. Penyebab masalah adalah barang yang dikirim sering tidak sesuai. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah :

a. “Kebenaran data di faktur” di bagian billing. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan barang yang dikirim tidak sesuai dengan yang tercantum di faktur bila faktur salah.

b. “Kelengkapan faktur yang didukung dengan laporan pengiriman” di bagian billing. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan barang yang dikirim tidak sesuai dengan yang dikirim bila bagian billing tidak menerima laporan pengiriman.

3. Penyebab masalah adalah otorisasi pemberian kredit yang kurang benar. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah “dukungan informasi untuk pemberian kredit” di bagian kredit.

4. Penyebab masalah adalah kurang tersedianya laporan yang berkualitas. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah “proses pembuatan laporan” di bagian akuntansi. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan laporan tidak tepat waktunya bila proses pembuatan laporan lama, laporan tidak tepat nilainya bila pengendalian output tidak ada atau lemah.

c. Mengidentifikasi Personil-Personil Kunci

Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil-personil kunci baik yang langsung maupun yang tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut. Identifikasi personil-personil kunci ini dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen yang ada di perusahaan serta dokumen deskripsi jabatan (job description)

1. Memahami Kerja Sistem (Understand)

Langkah kedua dari tahap analisis sistem adalah memahami kerja dari sistem yang ada. Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Bila di tahap perencanaan sistem juga pernah dilakukan penelitian untuk memperoleh data, penelitian ini sifatnya adalah penelitian pendahuluan (preliminary survey). Sedang pada tahap analisis sistem, penelitian yang dilakukan adalah penelitian terinci (detailed survey).

Tujuan dari tahap ini adalah untuk memahami kinerja sistem yang ada. Pada fase ini, analis sistem mengevaluasi kinerja sistem yang dianalisis. Evaluasi ini dilakukan dengan membandingkan kinerja sistem yang dianalisis dengan standar yang telah ditentukan. Jika kinerja suatu sistem tidak memenuhi standar yang ditentukan, analis sistem akan menentukan penyebabnya.

Langkah kedua dari tahap analisis sistem dapat terdiri dari beberapa tugas yang perlu dilakukan, yaitu sebagai berikut ini :

· Menentukan jenis penelitian

· Merencanakan jadwal penelitian

- Mengatur jadwal wawancara

- Mengatur jadwal observasi

- Mengatur jadwal pengambilan sampel

· Membuat penugasan penelitian

· Membuat agenda wawancara

· Mengumpulkan hasil penelitian

Fakta-fakta yang perlu didokumentasikan dari hasil penelitian sistem lama adalah sebagai berikut ini :

1. Waktu untuk melakukan suatu kegiatan Data ini dapat diperoleh dari hasil observasi yang dilakukan pada suatu kegiatan.

2. Kesalahan-kesalahan melakukan kegiatan di sistem lama

3. Pengambilan sampel

4. Formulir-formulir dan laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem lama.

5. Elemen-elemen data

6. Teknologi yang digunakan di sistem lama

7. Kebutuhan-kebutuhan informasi pemakai sistem/manajemen

2. Analisis dan Perancangan Sistem (Analyz)

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Menganalisis hasil penelitian sering sulit dilakukan oleh analis sistem yang masih baru. Pengalaman menunjukkkan bahwa banyak analis sistem yang masih baru mencoba untuk memecahkan masalah tanpa menganalisisnya.

Tahap ini menganalisis sistem dan merancang sistem baru. Selama fase ini, analis sistem menganalisis sistem yang sedang dianalisis dan merancang sistem baru. Analisis sistem melibatkan pengumpulan data dan informasi yang berkaitan dengan sistem yang dianalisis. Data dan informasi tersebut kemudian dianalisis untuk mendeteksi permasalahan yang terjadi di dalam sistem. Analis sistem kemudian merancang sistem baru untuk mengatasi permasalahan yang ditemukan.

v Menganalisis Kelemahan Sistem

Analis sistem perlu menganalisis masalah yang terjadi untuk dapat menemukan jawaban apa penyebab sebenarnya dari masalah yang timbul tersebut. Penelitian dilakukan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan semacam :

Apa yang dikerjakan ?

Bagaimana mengerjakannya?

Siapa yang mengerjakannya ?

Dimana dikerjakannya ?

Menganalisis kelemahan sistem sebaiknya dilakukan untuk menjawab pertanyaan :

Mengapa dikerjakan ?

Perlukah dikerjakan ?

Apakah telah dikerjakan dengan baik ?

Tentu saja pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab dalam langkah menganalisis hasil penelitian ini lebih terinci lagi dibandingkan dengan yang didaftar di atas.

Sebagai tambahan dari pertanyaan-pertanyaan tersebut, suatu kriteria yang tepat masih diperlukan untuk menilai sistem yang lama. Kriteria yang tepat ini dapat diperoleh dari sasaran yang diinginkan oleh sistem yang baru supaya efisien dan efektif. Wilkinson memberikan sasaran yang harus dicapai untuk menentukan kriteria penilaian sebagai berikut :

Ø Relevance (sesuai kebutuhan)

Ø Capacity (kapasitas dari sistem)

Ø Efficiency (efisiensi dari sistem)

Ø Timeliness (ketepatan waktu menghasilkan informasi)

Ø Accessibility (kemudahan akses)

Ø Flexibility (keluwesan sistem)

Ø Accuracy (ketepatan nilai dari informasi)

Ø Reliability (keandalan sistem)

Ø Security (keamanan dari sistem)

Ø Economy (nilai ekonomis dari sistem)

Ø Simplicity (kemudahan sistem digunakan)

Berdasarkan pertanyaan-pertanyaan dan kriteria-kriteria ini, selanjutnya analis sistem akan dapat melakukan analisis dari hasil penelitian dengan baik untuk menemukan kelemahan-kelemahan dan permasalahan-permasalahan dari sistem yang ada.

v Menganalisis Distribusi Pekerjaan

Distribusi dari pekerjaan menunjukkan beban dari masing-masing personil atau unit organisasi dalam menangani kegiatan yang sama. Untuk keperluan menganalisis distribusi dari pekerjaan dapat digunakan pertanyaan-pertanyaan berikut ini :

· apakah tugas dan tanggungjawab telah didefinisikan dan diterapkan dengan jelas ?

· apakah tugas dan tanggungjhwab telah didistribusikan dengan efektif untuk masing-masing personil dan unit-unit organisasi ?

dengan mengetahui beban dari masing-masing personil, maka dapat ditentukan personil mana yang masih dapat diberi tambahan beban dan personil mana yang harus dikurangi bebannya untuk dialihkan ke personil lain yang masih kurang bebannya.

v Menganalisis Pengukuran Pekerjaan

Untuk menganalisis pengukuran pekerjaan ini dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini :

· apakah kebijaksanaan dan prosedur telah dipahami dan diikuti ?

· apakah produktifitas karyawan memuaskan ?

· apakah unit-unit organisasi telah bekerja sama dan terkoordinasi dengan baik menjaga arus data dengan lancar ?

· apakah masing-masing kegiatan telah mencapai sasarannya ?

· apakah terjadi operasi-operasi yang tumpang tindih ?

· seberapa perlu hasil dari tiap-tiap operasi ?

· apakah tedapat operasi yang menghambat arus data ?

· apakah volume puncak dari data dapat ditangani dengan baik ?

· apakah terdapat standar kinerja yang baik dan selalu dimutakhirkan ?

v Menganalisis Keandalan

Keandalan menunjukkan banyaknya kesalahan-kesalahan yang dilakukan dalam suatu kegiatan. Semakin andal berarti semakin sedikit kesalahan yang dilakukan. Untuk menganalisis keandalan ini dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan- pertanyaan berikut :

· Apakah jumlah kesalahan yang terjadi di masing-masing operasi diminimumkan ?

· Apakah operasi-operasi telah direncanakan dengan baik dan terkendali ?

v Menganalisis Dokumen

Untuk menganalisis dokumen yang digunakan di sistem lama dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :

· seberapa perlu dokumen-dokumen yang ada ?

· apakah masing-masing dokumen telah dirancang untuk penggunaan yang efektif ?

· apakah tembusan-tembusan dari dokumen perlu ?

v Menganalisis Laporan

Untuk menganalisis laporan yang sudah dihasilkan oleh sistem lama dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :

· dapatkah laporan-laporan dipersiapkan dengan mudah dari file dan dokumen- dokumen yang ada ?

· apakah terdapat duplikasi di file, catatan-catatan dan laporan-laporan ?

v Menganalisis Teknologi

Untuk menganalisis teknologi yang sudah digunakan di sistem lama dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :

· apakah fasilitas dari sistem informasi (dalam bentu personil, peralatan dan fasilitas lainnya) cukup untuk menangani volume rata-rata data tanpa terjadi penundaan yang berarti ?

v Menganalisis Kebutuhan Informasi Pemakai/Manajemen

Walaupun menganalisis kelemahan-kelemahan dan permasalahan-permasalahan yang terjadi merupakan tugas yang perlu, tetapi tugas ini saja belumlah cukup. Tugas lain dari analis sistem yang masih diperlukan sehubungan dengan sasaran utama sistem informasi, yaitu menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi para pemakainya perlu dianalisis.

3. Implementasi Sistem (Report)

Tujuan dari tahap ini adalah implementasi sistem baru. Pada titik ini, sistem baru dirancang dan siap diimplementasikan. Seorang analis sistem mengimplementasikan sistem baru. Implementasi sistem dilakukan dengan cara mengimplementasikan sistem baru pada sistem yang dianalisis.

Setelah proses analisis sistem ini selesai dilakukan, tugas berikutnya dari analis sistem dan timnya adalah membuat laporan hasil analisis. Laporan ini diserahkan kepada steering committe (komite/panitia pengarah pengembangan sistem) yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analisis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini. Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah :

· Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan

· Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen

· Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen

· Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke tahap desain sistem atau menghentikan proyek bila dipandang tidak layak lagi).

4. Evaluasi dan Pemeliharaan

Tujuan dari fase ini adalah untuk mengevaluasi sistem baru dan melakukan tugas pemeliharaan sistem. Selama fase ini, analis sistem mengevaluasi sistem baru yang telah diterapkan. Evaluasi ini dilakukan dengan membandingkan kinerja sistem baru terhadap kriteria yang ditentukan. Ketika kinerja sistem baru memenuhi standar yang ditetapkan, analis sistem melakukan pemeliharaan sistem agar tetap berjalan lancar.

Beberapa contoh analisis sistem adalah:

– Analisis sistem informasi.

Proses penguraian sistem informasi secara menyeluruh menjadi bagian-bagian komponennya untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi masalah, peluang, hambatan, dan antisipasi kebutuhan sehingga dapat disarankan perbaikan.

– Analisis Sistem Keuangan.

Dengan kata lain, suatu proses penelitian yang dilakukan untuk mengetahui apakah sistem (prosedur) yang diterapkan suatu perusahaan memenuhi standar untuk meningkatkan efisiensi.