KEBIJAKAN PERENCANAAN SISTEM

BAB 3

 KEBIJAKAN PERENCANAAN SISTEM

A.  Maksud Dari Kebijakan Sistem

Tujuan dari kebijakan sistem adalah untuk memberikan dasar dan dukungan dari manajemen puncak dalam pengembangan rencana sistem. Kebijakan sistem  sendiri  meliputi melakukan studi kelayakan, menilai kelayakan sistem, mengajukan proposal proyek sistem, dan mendapatkan persetujuan manajemen.

 Kebijakan sistem juga merupakan seperangkat konsep dan prinsip yang berfungsi sebagai pedoman dan dasar untuk perencanaan pelaksanaan  pekerjaan, kepemimpinan, dan tindakan. Tergantung pada konteks dan ruang lingkup, kebijakan sistem dapat berupa kebijakan pemerintah, kebijakan publik, atau kebijakan organisasi.

 Kebijakan sistem terdiri dari elemen-elemen kunci berikut: tujuan, nilai, praktik, dan sasaran. Kebijakan sistem juga menentukan bagaimana kebijakan dan undang-undang dibuat, diterapkan, dan ditegakkan.

 Politik sistem dapat merujuk pada proses pengambilan keputusan organisasi yang penting, seperti mengidentifikasi alternatif dan memilih berdasarkan dampaknya.

B. Tahapan di Dalam Perencanaan Sistem

Tahap perencanaan sistem merupakan proses yang dilakukan untuk merancang dan mengembangkan  sistem informasi yang memenuhi kebutuhan dan tujuan pengguna.

Fase ini mencakup beberapa langkah seperti :

·        Pengumpulan Data. Tujuan dari langkah ini adalah untuk mengumpulkan informasi tentang masalah, kebutuhan, dan harapan pengguna terhadap sistem yang Anda buat. Pengumpulan data dapat dilakukan dengan berbagai cara seperti wawancara, observasi, angket, dan studi dokumen.

·        Analisis Sistem.Tujuan dari langkah ini adalah menganalisis data yang  dikumpulkan dan mengidentifikasi masalah, peluang, tujuan, kemampuan, kebutuhan data, kinerja dan keandalan sistem yang ada dan yang diinginkan. Analisis sistem juga mencakup pemodelan proses bisnis, aliran data, dan struktur data  menggunakan diagram, tabel, atau notasi tertentu.

·        Desain Sistem.Tujuan dari langkah ini adalah merancang solusi sistem yang  memenuhi kebutuhan dan tujuan pengguna. Perancangan sistem meliputi perancangan antarmuka, perancangan basis data, perancangan arsitektur, perancangan algoritma, dan perancangan modul. Perancangan sistem juga mencakup pembuatan spesifikasi logis dan fisik untuk sistem yang Anda buat.

·        Evaluasi Desain Sistem.Tujuan dari langkah ini adalah untuk mengevaluasi dan menguji kelayakan, kualitas, dan efektivitas rancangan sistem yang  dibuat. Evaluasi desain sistem dapat melibatkan pengguna, pakar, atau pemangku kepentingan lainnya yang memberikan umpan balik, saran, atau persetujuan terhadap desain sistem. Anda juga dapat mengevaluasi desain sistem Anda menggunakan metode seperti pembuatan prototipe, simulasi, dan pengujian.

·        Peningkatan Sistem. Saat menggunakan Sistem , Anda mungkin mengalami pembaruan dan penyesuaian yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja atau merespons perubahan persyaratan. Selama fase ini, sistem mengalami analisis dan perubahan tambahan  untuk memastikan penggunaan yang efektif dan efisien.

Tahapan  perencanaan sistem  tergantung pada kompleksitas dan jenis sistem yang  dibangun. Namun, fase di atas memberikan panduan umum agar berhasil menyelesaikan perencanaan sistem.

C. Proyek-Proyek Sistem di dalam suatu Organisasi

Proyek sistem  dalam suatu organisasi adalah proyek yang melibatkan pengembangan, implementasi, atau peningkatan sistem informasi yang digunakan untuk mendukung proses bisnis, operasional, atau strategis organisasi. Proyek sistem dapat mencakup berbagai jenis sistem informasi, seperti aplikasi, situs web, perangkat lunak, e-commerce, dan sistem pemungutan suara.

Proyek sistem memerlukan manajemen proyek yang efektif dan efisien untuk memastikan kualitas, waktu, biaya, dan sumber daya yang diperlukan. Manajemen proyek sistem informasi mencakup tahapan seperti perencanaan, analisis, desain, pengembangan, pengujian, implementasi, dan evaluasi.

Proyek sistem juga memerlukan struktur organisasi tergantung pada kebutuhan dan karakteristik proyek, seperti organisasi proyek murni, organisasi fungsional, atau organisasi matriks. Proyek sistem  dalam  organisasi memiliki manfaat dan tantangan yang unik, tergantung pada jenis, ruang lingkup, dan kompleksitas sistem yang sedang dikembangkan.

Di bawah ini adalah  contoh proyek sistem  dalam suatu organisasi.

 - Proyek pembuatan aplikasi.

Tujuan dari proyek ini adalah untuk membuat aplikasi yang memungkinkan organisasi dan pelanggan  melakukan fungsi tertentu seperti pemesanan, pembayaran, dan komunikasi. Proyek ini memerlukan analisis persyaratan, desain antarmuka, pengembangan kode, pengujian fungsional, dan startup aplikasi.

 – Proyek pembuatan situs web.

Tujuan dari proyek ini adalah membuat situs web tempat Anda dapat menampilkan informasi, produk, dan layanan yang ditawarkan oleh organisasi dan pelanggan Anda. Proyek ini memerlukan analisis konten, desain grafis, pengembangan web, pengujian kegunaan, dan penerbitan situs web.

 – Proyek pembuatan perangkat lunak.

Proyek ini bertujuan untuk membuat perangkat lunak yang dapat digunakan  organisasi dan pelanggan untuk melakukan proses tertentu seperti pemrosesan data, pengambilan keputusan, dan simulasi. Proyek ini memerlukan analisis masalah, desain algoritma, pengembangan program, pengujian logika, dan instalasi perangkat lunak.

 – Penjualan elektronik atau proyek e-commerce.

Proyek ini bertujuan untuk menciptakan sistem yang  memfasilitasi transaksi jual beli  online antara organisasi atau pelanggan dan pihak lain. Proyek ini memerlukan analisis pasar, desain bisnis, pengembangan platform, pengujian keamanan, dan pemasaran online.

 – Proyek sistem informasi untuk mendukung pelaksanaan pemilu.

Proyek ini bertujuan untuk menciptakan sistem yang dapat mendukung proses pemilihan umum. Pendaftaran Pemilih, Pemungutan Suara, Penghitungan Suara atau Pengumuman Hasil. Proyek ini memerlukan analisis peraturan, desain sistem, pengembangan aplikasi, pengujian keandalan, dan implementasi pemilu.

D. Studi Kelayakan di dalam suatu Proyek Sistem

Studi kelayakan  adalah proses evaluasi awal yang dilakukan untuk menilai kepraktisan, kelayakan, dan keberlanjutan  proyek sistem sebelumnya. Tujuan utama dari studi kelayakan adalah untuk memastikan bahwa proyek tersebut layak  dan mempunyai peluang keberhasilan yang tinggi. Studi kelayakan biasanya dilakukan pada tahap awal perencanaan proyek.

Ada berbagai jenis kelayakan yang biasa dievaluasi:

1.     Kelayakan Ekonomi. Mengevaluasi apakah suatu proyek dapat memberikan manfaat ekonomi. Tujuannya adalah untuk menghitung biaya dan manfaat untuk menentukan apakah suatu proyek ekonomis.

2.     Kelayakan Teknis. Mengevaluasi apakah teknologi yang diperlukan untuk proyek tersedia dan dapat diterapkan. Hal ini mencakup pemahaman tentang kemampuan teknis, keandalan, dan ketersediaan sumber daya teknis.

3.     Kelayakan Operasional. Menilai sejauh mana proyek dapat diintegrasikan ke dalam operasi organisasi yang ada. Faktor-faktor ini berdampak pada proses bisnis, sumber daya manusia, dan infrastruktur organisasi.

4.     Kelayakan Jadwal. Mengevaluasi apakah suatu proyek dapat diselesaikan dalam tenggat waktu yang ditentukan. Ini termasuk penjadwalan, alokasi sumber daya, dan pemahaman  kerangka waktu yang realistis.

5.     Kelayakan Hukum dan Peraturan. Mengevaluasi apakah proyek mematuhi seluruh aturan, undang-undang, dan peraturan yang berlaku. Termasuk memahami risiko hukum yang mungkin timbul.

6.     Kelayakan Sosial. Mengevaluasi dampak proyek terhadap masyarakat dan lingkungan. Meliputi aspek seperti dampak sosial, etika dan tanggung jawab sosial perusahaan.

7.     Kelayakan Lingkungan. Evaluasi dampak lingkungan proyek. Hal ini termasuk memahami dampak dan keberlanjutan lingkungan.

Studi kelayakan harus mencakup analisis menyeluruh terhadap semua aspek ini, yang hasilnya dapat digunakan untuk memutuskan apakah proyek akan dilanjutkan atau dihentikan. Penilaian kelayakan yang tepat membantu mengurangi risiko kegagalan proyek dan meningkatkan kemungkinan keberhasilan.